Antes de cortar custos, aprenda a gerir custos

Em períodos de margens mais apertadas, reduzir custos parece ser o caminho mais rápido para melhorar o resultado da propriedade.

Mas existe uma diferença importante entre reduzir custos e reduzir desperdícios.

Na produção de cana-de-açúcar, algumas economias realizadas hoje podem comprometer a produtividade, a qualidade das operações e até mesmo a longevidade do canavial amanhã.

Por isso, antes de pegar a tesoura, é preciso conhecer os números, identificar as causas dos custos e procurar oportunidades de eficiência.

1. Conheça o seu verdadeiro custo de produção

Não se gerencia aquilo que não se conhece.

Saiba quanto custa produzir um hectare, uma tonelada de cana e, sempre que possível, uma unidade de ATR.

E não confunda conceitos: custo de produção é diferente de fluxo de caixa, que é diferente de análise de investimentos.

O custo também precisa ser conhecido por atividade e etapa produtiva: formação do canavial, tratos culturais, colheita, transporte, administração, máquinas, mão de obra, arrendamento e demais componentes.

Antes de cortar, pergunte:
Onde realmente está o meu custo?
Quais itens mais pesam?
Quais custos estão crescendo?
Quanto cada atividade contribui para o resultado?

2. Dimensione corretamente sua estrutura: Máquinas e pessoas

Máquinas, equipamentos, pessoas e estrutura administrativa precisam estar compatíveis com o tamanho e as necessidades da operação.

Estrutura ociosa custa dinheiro. Estrutura insuficiente também.

Uma frota superdimensionada aumenta depreciação, manutenção e capital imobilizado. Uma frota subdimensionada pode provocar atrasos, terceirizações emergenciais e perda de qualidade operacional.

Pergunte:
Minha frota está adequada à minha área?
Quantas horas por ano cada máquina trabalha?
Existem equipamentos com baixa utilização?
Minha equipe está dimensionada para a operação?

O objetivo não é simplesmente ter menos recursos, mas extrair mais resultado dos recursos existentes.

3. Conheça o desempenho das suas máquinas

Não olhe apenas para o gasto total com máquinas. Entenda quanto cada equipamento entrega.

Acompanhe consumo de combustível, horas trabalhadas, capacidade operacional, custo com peças, pneus, manutenção preventiva e corretiva, disponibilidade mecânica e custo por hectare ou hora.

Duas máquinas semelhantes podem apresentar custos completamente diferentes.

Uma máquina barata de manter, mas que produz pouco ou opera com baixa eficiência, pode custar muito mais do que parece.

Máquina boa não é apenas a que gasta menos. É a que produz mais com o que gasta!

4. Compre melhor antes de comprar menos

Antes de reduzir a quantidade de um insumo, avalie se existe oportunidade de melhorar a estratégia de compra.

Preço não é o único elemento de uma boa negociação.

Avalie o momento de compra, volume, prazo de pagamento, frete, condições comerciais, armazenamento, previsibilidade de consumo e relacionamento com fornecedores.

Pergunte-se:

Estou comprando na época adequada?
Planejo minhas necessidades antecipadamente ou compro na urgência?
Faço cotações comparáveis?
Tenho fornecedores parceiros?
Consigo negociar volume ou condições de pagamento?

Muitas vezes existe economia disponível na maneira como se compra, e não necessariamente na quantidade utilizada.

5. Compare preço, qualidade e resultado

O produto mais barato não é necessariamente o produto de menor custo.

Uma decisão de compra deve considerar:

Preço x qualidade.
Preço x eficiência agronômica.
Preço x logística e entrega.
Preço x assistência técnica.
Preço x confiabilidade.
Preço x resultado no campo.

Um insumo mais barato que exige maior dose, apresenta menor eficiência ou provoca falhas pode custar mais ao produtor no final.

Não compre apenas R$/litro, R$/kg ou R$/tonelada.

Procure entender o custo por resultado entregue.

6. Dilua custos aumentando a eficiência produtiva

O objetivo não é produzir a qualquer custo. É produzir mais resultado com os recursos disponíveis.

Grande parte dos custos da propriedade já existe independentemente de pequenas variações na produção.

Por isso, quando é possível aumentar a produtividade utilizando adequadamente a mesma estrutura, o custo por unidade produzida tende a diminuir.

Mas produtividade na cana não deve ser observada apenas em toneladas por hectare.

É preciso acompanhar também qualidade da matéria-prima, ATR, ambiente de produção e resultado econômico.

A pergunta não deve ser apenas:

“Quanto custa meu hectare?”

Mas também:

“Quanto esse hectare produz e quanto resultado ele gera?”

7. Persiga qualidade, não apenas rendimento operacional

Não basta realizar uma operação. É preciso realizá-la na hora certa, da maneira certa e com qualidade.

Avalie eficiência, capacidade operacional, sobreposição, retrabalho, perdas, compactação, pisoteio, falhas de aplicação e qualidade da execução.

Algumas operações podem ser combinadas ou reorganizadas. Outras podem estar sendo realizadas sem necessidade ou com frequência inadequada.

Também é importante avaliar o impacto das operações sobre o futuro do canavial.

Uma operação aparentemente barata que prejudica a soqueira ou reduz a longevidade pode se transformar em um dos custos mais caros da propriedade.

O custo de uma operação não termina quando a máquina sai do talhão.

8. Nunca corte insumos de forma linear

Esse talvez seja o mandamento mais importante.

Quando houver necessidade de reduzir despesas, não estabeleça simplesmente:

“Vamos cortar 10% de todos os insumos.” ou escutamos muitas vezes “Vou parar de tratar canaviais mais velhos”. 

Cada insumo possui uma função, um impacto produtivo e um risco diferente.

Antes de reduzir, avalie:

Qual o retorno esperado desse investimento?
Qual o impacto de sua retirada sobre produtividade?
Existe efeito residual?
A redução pode comprometer a longevidade do canavial?
Existem áreas onde o insumo é mais necessário do que em outras?
É possível trabalhar com aplicação localizada, taxa variável ou recomendação por ambiente?

Priorize a eliminação do desperdício, não da tecnologia que sustenta a produtividade.

Economizar R$ 100 por hectare não é uma boa decisão se essa economia provocar uma perda de R$ 300 por hectare em produção. 

9. Negocie tudo o que puder ser negociado

Negociação faz parte da gestão de custos.

E ela não deve acontecer somente na compra dos insumos.

Negocie fertilizantes, defensivos, combustíveis, máquinas, peças, serviços terceirizados, seguros, financiamentos, fretes, contratos e condições de pagamento.

Também analise cuidadosamente contratos de arrendamento e parcerias agrícolas.

E não esqueça do outro lado da equação: receita também se negocia e se gerencia.

Uma boa gestão econômica procura simultaneamente: Comprar melhor, produzir melhor e comercializar melhor.

Nem sempre melhorar o resultado exige gastar menos. Em algumas situações, é possível melhorar a margem aumentando a receita obtida sobre aquilo que já é produzido.

10. Acompanhe indicadores e transforme dados em decisões

Gestão de custos não é uma atividade realizada uma vez por ano.

Defina indicadores e acompanhe-os ao longo da safra.

Compare planejado x realizado, talhão x talhão, máquina x máquina, safra x safra e, quando possível, seus resultados com referências externas.

Acompanhe indicadores como produtividade, ATR, custo por hectare, custo por tonelada, consumo de combustível, horas-máquina, gastos com manutenção, eficiência operacional, longevidade do canavial e margem da atividade.

Quando alguma coisa sair do planejado, investigue a causa.

O número mostra onde olhar. A gestão determina o que fazer.

Antes de cortar, faça quatro perguntas

É desperdício ou investimento?

Se eu retirar esse recurso, o que acontece com a produtividade?

A economia de hoje impactará meu resultado no ciclo completo do canavial?

Existe uma forma de ganhar eficiência antes de simplesmente gastar menos?

A regra de ouro

Primeiro elimine desperdícios, depois aumente a eficiência.
Só então avalie onde realmente é possível cortar custos.